Rechtliches

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Für Geschäftskunden (B2B) · Stand: Juni 2026

Präambel:

Die Accounting Factory AbZ GmbH erbringt Dienstleistungen im Bereich des Rechnungswesens ausschließlich im Rahmen der Befugnisse gemäß § 6 Nr. 3 Steuerberatungsgesetz (StBerG). Hierzu gehören insbesondere das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung sowie das Fertigen von Lohnsteuer-Anmeldungen. Darüber hinaus übernimmt die Accounting Factory AbZ GmbH Projekte im Bereich des Interim-Managements im Rechnungswesen und begleitet Mandanten bei der Einführung KI-gestützter Systeme zur Belegverarbeitung und Workflowoptimierung. Qualität, Datenschutz und Informationssicherheit haben höchste Priorität; das Unternehmen ist nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) und ISO 27001 (Informationssicherheit) zertifiziert.

§ 1 Geltungsbereich

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge, die zwischen der Accounting Factory AbZ GmbH (nachfolgend „Auftragnehmer“) und ihren Auftraggebern geschlossen werden. Sie gelten in ihrer zum Zeitpunkt der Beauftragung aktuellen Fassung.
2. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nur anerkannt, wenn der Auftragnehmer ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Dies gilt auch dann, wenn der Auftragnehmer in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen des Auftraggebers die Leistung vorbehaltlos erbringt.
3. Sämtliche Angaben zu Dienstleistungen auf Websites, in Angeboten oder Informationsmaterialien sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich als verbindlich zugesichert wurden.
4. Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB.

§ 2 Leistungsumfang

1. Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistungen im Rechnungswesen gemäß § 6 Nr. 3 StBerG. Zum Leistungsspektrum gehören insbesondere:
   – Buchen laufender Geschäftsvorfälle (Finanzbuchhaltung)
   – Laufende Lohnabrechnung und Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen
   – Interim-Management im Bereich Rechnungswesen und Controlling
   – Projektbegleitung bei der Einführung von KI-Agenten zur Belegverarbeitung und Freigabe-Workflow-Unterstützung
   – Beratung und Unterstützung bei der Digitalisierung buchhalterischer Prozesse
2. Eine steuerliche Beratung im Sinne des § 1 Abs. 2 StBerG ist ausdrücklich nicht Gegenstand der Beauftragung und wird nicht erbracht. Ergibt sich im Rahmen der Tätigkeit ein steuerlicher Beratungsbedarf, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber hierauf hinweisen.
3. Der Auftragnehmer erbringt seine Leistungen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
4. Soweit KI-gestützte Systeme zur Belegverarbeitung eingesetzt werden, erfolgt dies unter Verantwortung des Auftragnehmers und mit Einwilligung des Auftraggebers. Die finale Freigabe verarbeiteter Belege obliegt dem Auftraggeber oder einem von ihm benannten Zeichnungsberechtigten über den bereitgestellten Freigabe-Workflow.

§ 3 Vergütung und Fälligkeit

1. Die Vergütung richtet sich nach der individuellen Vereinbarung im jeweiligen Auftrag oder Dienstleistungsvertrag. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.
2. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nichts anderes vereinbart ist.
3. Bei Zahlungsverzug ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu berechnen. Zusätzlich wird eine Mahnpauschale von 10,00 Euro je Mahnschreiben erhoben. Das Recht auf Geltendmachung eines höheren nachgewiesenen Schadens bleibt vorbehalten.
4. Gegen Forderungen des Auftragnehmers ist eine Aufrechnung oder Zurückbehaltung nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen zulässig.

§ 4 Pflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat dem Auftragnehmer alle zur ordnungsgemäßen Erfüllung des Auftrages erforderlichen Unterlagen, Belege und Informationen vollständig, richtig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Digital übermittelte Unterlagen müssen den vereinbarten technischen Anforderungen genügen.
2. Der Auftraggeber benennt einen zuständigen Ansprechpartner sowie – soweit vorhanden – einen Stellvertreter. Änderungen sind dem Auftragnehmer unverzüglich mitzuteilen.
3. Der Auftraggeber ist verpflichtet, Arbeitsergebnisse des Auftragnehmers unverzüglich auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen und etwaige Einwendungen ohne schuldhaftes Verzögern mitzuteilen. Einwendungen, die nicht innerhalb von 30 Tagen nach Übermittlung des Arbeitsergebnisses erhoben werden, gelten als genehmigt; hierauf und auf die Bedeutung seines Schweigens wird der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Übermittlung des Arbeitsergebnisses gesondert hinweisen.
4. Soweit der Freigabe-Workflow für die KI-gestützte Belegverarbeitung genutzt wird, ist der Auftraggeber verpflichtet, Freigaben zeitnah und durch befugte Personen zu erteilen. Verzögerungen, die aus einer versäumten oder verzögerten Freigabe resultieren, gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers.
5. Wenn der Auftraggeber durch sein Verhalten die Erbringung der vereinbarten Leistungen beeinträchtigt oder unmöglich macht, ist der Auftragnehmer von seiner Leistungspflicht befreit. Das Vergütungsrecht bleibt unberührt.

§ 5 Pflichten des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer erfüllt die übertragenen Aufgaben sorgfältig, fachgerecht und unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften.
2. Der Auftragnehmer wahrt über alle ihm im Rahmen der Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen und Umstände Verschwiegenheit gegenüber Dritten. Diese Pflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Die Verschwiegenheitspflicht gilt nicht, soweit gesetzliche Auskunfts- oder Offenbarungspflichten bestehen oder der Auftraggeber den Auftragnehmer ausdrücklich in Textform von dieser Pflicht entbunden hat.
3. Der Auftragnehmer geht bei der Bearbeitung von der Richtigkeit und Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen aus. Soweit er Unrichtigkeiten oder Unvollständigkeiten feststellt, weist er den Auftraggeber hierauf hin.
4. Der Auftragnehmer ist berechtigt, zur Erfüllung der vereinbarten Leistungen qualifizierte Subunternehmer oder KI-Systeme einzusetzen, sofern dies zur Leistungserbringung dienlich ist und die Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit gemäß den zertifizierten Managementsystemen (ISO 9001, ISO 27001) eingehalten werden.

§ 6 Datenschutz und Informationssicherheit

1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten des Auftraggebers und von dessen Mitarbeitern ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung und in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
2. Sofern der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers personenbezogene Daten verarbeitet, wird ein gesonderter Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.
3. Der Auftragnehmer betreibt ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) gemäß ISO 27001 und trifft geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten Daten sicherzustellen.
4. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Accounting Factory AbZ GmbH unverzüglich zu informieren, wenn er Kenntnis von Umständen erhält, die die Sicherheit der übermittelten Daten gefährden könnten.
5. Bei Einsatz KI-gestützter Systeme zur Belegverarbeitung informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber über die eingesetzten Verfahren. Die verarbeiteten Daten werden nicht zu Trainingszwecken für externe KI-Modelle genutzt. Der Auftraggeber erteilt hierzu seine ausdrückliche Einwilligung im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages.

§ 7 Mängelbeseitigung und Gewährleistung

1. Der Auftraggeber hat Anspruch auf Beseitigung etwaiger Mängel der erbrachten Leistung. Dem Auftragnehmer ist zunächst Gelegenheit zur Nachbesserung innerhalb angemessener Frist zu geben.
2. Mängelansprüche sind vom Auftraggeber unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Kenntnis des Mangels, in Textform zu rügen.
3. Offensichtliche Unrichtigkeiten (z. B. Schreib-, Rechen- oder Übertragungsfehler) berichtigt der Auftragnehmer jederzeit, auch Dritten gegenüber, sobald er von diesen Kenntnis erlangt.
4. Eine Mängelbeseitigung durch Dritte auf Kosten des Auftragnehmers ist grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, der Auftragnehmer befindet sich in Verzug oder hat die Nachbesserung ernsthaft und endgültig verweigert.

§ 8 Aufbewahrung und Rückgabe von Unterlagen

1. Die Aufbewahrungspflicht für Belege obliegt grundsätzlich dem Auftraggeber. Dem Auftragnehmer überlassene oder direkt zugegangene Originalbelege und Dokumente sind dem Auftraggeber nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens jedoch nach Beendigung des Auftrages, auszuhändigen.
2. Auf Anforderung des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die ihm vorliegenden Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist herauszugeben. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Abschriften oder digitale Kopien der zurückgegebenen Unterlagen zu fertigen und aufzubewahren.
3. Die Aufbewahrungspflicht des Auftragnehmers für Auswertungen, Berichte und Listen endet drei Monate nach deren Übermittlung an den Auftraggeber, spätestens jedoch drei Monate nach Vertragsbeendigung, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
4. Digitale Belege und Dokumente, die über die bereitgestellten Systeme übermittelt werden, werden nach den Vorgaben der GoBD und des vereinbarten Aufbewahrungszeitraums gespeichert und danach sicher gelöscht.

§ 9 Haftung

1. Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Auftragnehmers, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
2. Für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Auftragnehmer auch bei einfacher Fahrlässigkeit, jedoch der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Als wesentliche Vertragspflichten gelten solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.
3. Im Übrigen ist die Haftung des Auftragnehmers für einfach fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen. Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn ist – außer in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie hinsichtlich des nach Absatz 2 zu ersetzenden vertragstypisch vorhersehbaren Schadens – ausgeschlossen.
4. Die Haftung des Auftragnehmers für einfache Fahrlässigkeit ist auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Zur Absicherung dieser Haftung unterhält der Auftragnehmer eine kombinierte Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 250.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden sowie 10.000.000 EUR je Schadensfall für Personen- und Sachschäden und wird diese für die Dauer des Vertragsverhältnisses aufrechterhalten. Die vorstehende Begrenzung gilt nicht für Schäden im Sinne des Absatzes 1.
5. Schadensersatzansprüche des Auftraggebers verjähren in einem Jahr ab dem Zeitpunkt, in dem der Auftraggeber von dem Schaden und den Umständen, die die Schadensersatzpflicht begründen, Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste. Ansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie Ansprüche wegen Vorsatz und grober Fahrlässigkeit verjähren nach den gesetzlichen Fristen.
6. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers. Sie gelten nicht, soweit der Auftragnehmer eine Garantie übernommen hat oder Schäden arglistig verschwiegen wurden. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz, bleibt von den vorstehenden Beschränkungen unberührt.

§ 10 Vertragslaufzeit und Kündigung

1. Die Vertragslaufzeit sowie die Kündigungsfristen richten sich nach der individuellen Vereinbarung im jeweiligen Dienstleistungsvertrag.
2. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Auftragnehmer insbesondere vor, wenn der Auftraggeber mit einer fälligen Zahlung in Verzug gerät, die Mitwirkungspflichten trotz Aufforderung nicht erfüllt oder wesentliche Vertragspflichten wiederholt verstoßen hat.
3. Nach Vertragsbeendigung sind die Parteien verpflichtet, Unterlagen und Zugangsdaten der jeweils anderen Partei unverzüglich zurückzugeben oder zu löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

§ 11 Qualitätsmanagement und Zertifizierungen

1. Der Auftragnehmer betreibt ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 und ein Informationssicherheitsmanagementsystem nach ISO 27001. Die aktuellen Zertifikate können beim Auftragnehmer angefordert werden.
2. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Anforderungen dieser Normen auch im Rahmen der Leistungserbringung einzuhalten und regelmäßige Überprüfungen und Verbesserungen durchzuführen.
3. Der Auftraggeber ist berechtigt, nach vorheriger Ankündigung und in angemessenem Umfang die Einhaltung der Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen zu prüfen oder durch einen neutralen Dritten prüfen zu lassen, soweit schutzwürdige Interessen anderer Mandanten nicht tangiert werden.

§ 12 Schriftformerfordernis

1. Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie aller auf ihrer Grundlage geschlossenen Verträge bedürfen der Schriftform oder Textform (z. B. E-Mail). Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses.
2. Mündliche Nebenabsprachen sind nicht wirksam.

§ 13 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

1. Für alle Rechtsbeziehungen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Oranienburg, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

§ 14 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB oder einer auf ihrer Grundlage geschlossenen Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die unwirksame oder undurchführbare Bestimmung gilt als durch eine solche ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtlich zulässiger Weise am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für etwaige Lücken dieser AGB.